Overdragelse af nyt materiale til arkivet

Arkivet er interesseret i at få overdraget arkivmateriale fra dets dækningsområde, dvs. arkivmateriale fra personer, foreninger og lignende, der har eller har haft tilknytning til Institut for Matematiske Fag, Københavns Universitet eller et af de institutter eller afdelinger, der gik forud for dette institut. Nedenfor er kort forklaret, hvilket materiale der har interesse og hvordan overdragelse finder sted.

Hvad er arkivmateriale?

Det arkivmateriale, som arkivet primært er interesseret i, er manuskripter til videnskabelige arbejder, udkast, korrespondance, undervisningsmateriale og andet materiale, der ikke er publiceret. Vær opmærksom på, at arkivet både er interesseret i papirmateriale og elektronisk materiale, dvs. filer med e-mail, filer der er udkast til arbejder osv. Egentlige publikationer og særtryk er af mindre interesse (men kan være af interesse for biblioteket).

Procedure for overdragelse

Ved ønske om overdragelse kontaktes et medlem af arkivudvalget. Arkivudvalget tager derefter stilling til om materialet er bevaringsværdigt. Det kan være en god idé at kontakte arkivudvalget, hvis man har noget materiale, som skal smides ud og som man er i tvivl om er bevaringsværdigt og falder indenfor arkivets område.

Bliver der tale om overdragelse udfylder giveren et overdragelsesdokument, der kort beskriver materialet og eventuelle klausuler der måtte ønskes pålagt. En klausul vil typisk være et krav om at en del af materialet forsegles for en nærmere bestemt tidsperiode, før det gøres tilgængelig. Ligeledes afklares copyright til materialet. Der er her groft sagt tre muligheder:

Copyright overdrages ikke. Enhver citering fra materiale kræver tilladelse fra materialets ophavsmand eller slægtning hertil.
Copyright overdrages delvis. Arkivet kan give tilladelse til at citere fra materialet, hvorimod publikation af hele dokumenter kræver tilladelse fra materialets ophavsmand eller slægtning hertil.
Copyright overdrages helt, dvs. arkivet kan give tilladelse til såvel citering fra som publikation af materialet.

Det mest almindelige er at vælge punkt 2. Formålet med at afklare copyright er at gøre det let for potentielle brugere at vide, hvor de skal henvende sig for at kunne citere fra materialet m.m.

Kurt Ramskov, 30. juli 1998